Az informatikai hatékonyság mérőszámai, cégvezetők számára

Cégvezetőként le tudja ellenőrizni az informatikus vagy a cég informatikai üzemeltetés hatékonyságát? Ha nincs a cégnél az informatikuson kívül olyan vezető vagy alkalmazott, aki az informatikushoz hasonlóan ért az informatikához, akkor nem mérhető kívülről pontosan az informatikai teljesítmény. Ez esetben két hatékony módszert is alkalmazható.

1. Az egyik, hogy kicsit beleássa magát a cégvezető a témában és összeállít egy olyan csekklistát, amivel monitorozni tudja az informatikus munkáját. Ebben a cikk pontosan erre a lehetőségre adunk megoldást, ha tovább olvasod ezt a cikket.
2. A második lehetőség, hogy egy külsős céggel felméreti a cégvezető az informatikus munkáját és a jelenlegi IT infrastruktúra állapotát. Ha a cégvezető ezt a megoldást választja, akkor is érdemes végigolvasni ezt a cikket, mert az alábbi kérdések felhasználásával és megválaszoltatásával a felmérést készítő cég vagy informatikus hozzáértése és alapossága is mérhető.
   

Az informatikai rendszerek és megoldások ma már kulcsfontosságú szerepet töltenek be a vállalatok működésében és sikerében. Ahhoz, hogy ezek a rendszerek megfelelően biztosítsák a cég informatikai működésének hatékonyságát és biztonságát, a cégvezetőknek időről időre informálódniuk kell és megbizonyosodniuk arról, hogy minden szükséges aspektust kontrollálni tudnak. Számunka mindig fontos, hogy informatikai tevékenységünknek ne csak a szükségét érezzék a cégek, hanem megbízóink azt is értsék, hogy mit csinálunk és hogyan, ezért összeállítottunk egy csekklistát, amely segít ellenőrizni az informatikai működés hatékonyságát és mellette javaslatokat nyújt a fejlesztési lehetőségekre is.

Nézzük meg elsőnek azt a 10 pontot, melyek a hatékony informatikai működés alapjait szolgálják

• Adatvédelem és biztonság: Rendelkezik a cég a megfelelő adatvédelmi és biztonsági intézkedésekkel. Ellenőrizve van, hogy a tűzfalak, vírusirtók és biztonsági mentések naprakészek és hatékonyan működnek?
  
• Hálózati infrastruktúra: Rendszeresen karbantartott a hálózati infrastruktúra, beleértve a router-eket, fizikai hálózati pontokat és vezeték nélküli hálózatot? Ellenőrizve van, hogy az eszközök megfelelően konfiguráltak, frissítettek és a cég igényeinek megfelelően méretezettek?
  
• Hardver és szerverek: Ellenőrizve van a cég hardverinfrastruktúrája, beleértve a szervereket, munkaállomásokat és más eszközöket? Folyamatos kontroll alatt van a hardverek állapotának figyelése, teljesítménye és a meghibásodások kockázata?
  
• Adatközpont és tárolórendszerek: Folyamatosan elemzik az adatközpontokat és tárolórendszereket, beleértve a szervereket, adattárolókat és felhőmegoldásokat? Ellenőrizve van, hogy a rendszerek megfelelően skálázódnak, biztonságosak és a vállalati adatok mentése hatékonyan megoldott.
  
• Szoftverek és licencelés: A cég által használt szoftvereket és a licencelési szabályok betartása ellenőrizhető? Naprakészek a szoftverek és ellenőrizve van a licencek állapota?
  
• Adatkezelés és adatvédelem: Megfelelően kezelik az adatkezelési folyamatokat és az adatvédelmi irányelveket? Megfelel a cég az adatvédelmi előírásoknak, például a GDPR-nek, és rendelkezik-e adatvédelmi stratégiával és folyamatokkal?
  
• Rendszerkarbantartás és frissítések: Az informatikus rendszeresen végzi a rendszerkarbantartásokat és frissítéseket? Az operációs rendszerek, alkalmazások és biztonsági frissítések naprakészek, hogy megakadályozza a sebezhetőségek és hibák kialakulását?
  
• Felhasználói hozzáférési jogosultságok: Naprakészen tartva és szabályozva vannak a felhasználói hozzáférési jogosultságok a rendszerekhez és adatokhoz? Ellenőrizve van, hogy minden felhasználónak csak a szükséges hozzáférése van, és rendelkezik-e a cég szigorú jelszópolitikával?
  
• Adatmentés és helyreállítás: Vannak a cégnek adatmentési és helyreállítási folyamatokra vonatkozó szabályzata? Rendelkeznek megfelelő biztonsági másolatokkal adatvesztés esetén? Az adatok helyreállítása hatékonyan történik egy esetleges katasztrófa esetén?
  
• IT támogatás és dokumentáció: Vannak írásos, az IT támogatási folyamatokra vonatkozó dokumentációk? Rendelkezik a cég megfelelő IT támogatással, beleértve az ügyfélszolgálatot és a gyors problémamegoldást? Van bárki, aki helyettesíteni tudja az informatikust rövid, illetve hosszútávon egyaránt?
  
  

Egy cég életében egy kisebb vagy nagyobb informatikai kiesés könnyen milliós károkat is tud okozni. Ez sokszor már akkor is igaz, ha a cégnél egy hiba miatt órákig nincs internet. Ha pedig még komolyabb a probléma, például jelentős mennyiségű pótolhatatlan adat elvesztése, vagy személyes, pénzügyi adatok kiszivárgása történik, akkor egy nagyobb anyagi veszteség mellett még számtalan probléma generálódhat a lavina elv alapján.

A fenti 10 pontot jelentőségét ki is fejtjük röviden, hogy miért fontos ezekre fokozottan odafigyelni.

• Adatvédelem és biztonság: A cégvezetőnek gondoskodnia kell a megfelelő adatvédelmi intézkedésekről, például tűzfalak, vírusirtók és biztonsági mentések használatával. Fontos, hogy ezek a rendszerek naprakészek legyenek és hatékonyan működjenek, hogy megvédjék a vállalati adatokat a kiberfenyegetésektől és adatvesztéstől.
• Hálózati infrastruktúra: A hálózati infrastruktúra alapos ellenőrzése elengedhetetlen. A router-ek, switch-ek, vezeték nélküli hálózatok konfigurálását úgy kell kialakítani, hogy a vállalat igényeinek megfelelően legyenek méretezve. Ez biztosítja a gyors és megbízható adatátvitelt az egész vállalaton belül.
• Hardver és szerverek: A hardverinfrastruktúra rendelkezzen megbízható és hatékony eszközökkel. Ellenőrizze a szerverek, munkaállomások és egyéb hardverek állapotát, teljesítményét és a meghibásodások kockázatát. Időbeni karbantartás és cserék révén minimalizálhatók a leállások és a termelékenységcsökkenések.
• Adatközpontok és tárhelyek: Az adatközpontok és tárhelyek hatékony működése kiemelten fontos. Fontos, hogy a szerverek, fizikai tárhelyek és felhőmegoldások megfelelően skálázhatóak és biztonságosak legyenek. Ez biztosítja a gyors hozzáférést és a magas rendelkezésre állást az adatokhoz.
• Szoftverek és licencelés: Fontos, hogy a cég jogtiszta szoftvereket használjon, és betartsa a licencelési szabályokat. Folyamatosan kell ellenőrizni, hogy a szoftverek naprakészek legyenek, frissítve legyenek, és hogy rendelkezzenek a megfelelő és érvényes licencenszekkel. Ez segít elkerülni a jogi problémákat és biztosítja a szoftverek optimális működését.
• Adatkezelés és adatvédelem: A cégnek meg kell felelnie az adatvédelmi előírásoknak és rendelkeznie kell megfelelő adatkezelési folyamatokkal. Ez magában foglalja az adatvédelmi stratégia kidolgozását, a felhasználói hozzáférések kezelését és az adatvédelmi tájékoztatók nyújtását. Az adatvédelemre vonatkozó szabályok betartása elengedhetetlen.
• Rendszerkarbantartás és frissítések: A rendszerkarbantartás és frissítések rendszeres végzése kulcsfontosságú. Ellenőrizze, hogy az operációs rendszerek, alkalmazások és biztonsági frissítések naprakészek legyenek. Ez minimalizálja a sebezhetőségeket és a hibákat, valamint növeli a rendszerek stabilitását és teljesítményét.
• Felhasználói hozzáférési jogosultságok: Fontos, hogy a felhasználók csak a szükséges hozzáféréssel rendelkezzenek a rendszerekhez és adatokhoz. Érdemes alkalmazni a minimális hozzáférési elvet, és szigorú jelszópolitikát kell alkalmazni a biztonságos hozzáférések érdekében.
• Adatmentés és helyreállítás: Az adatok biztonsági mentése és helyreállítása is elengedhetetlen. Ha a cég rendelkezik megfelelő adatmentési stratégiával és folyamatokkal, akkor az adatok helyreállítása hatékonyan zajlik probléma esetén. A biztonsági másolatok rendszeres tesztelése és tárolása kulcsfontosságú.
• IT támogatás és dokumentáció: Az IT támogatás és dokumentáció biztosítja a vállalat számára a szükséges segítséget és információkat. Ha a cégnél ez biztosított, akkor nagy eséllyel megfelelő a cég IT támogatása. Emellett fontos, hogy a vállalat dokumentálja az infrastruktúrát és rendszereket, hogy könnyen követhető legyen a működés és karbantartás.
  
  
  

Az informatikai működés hatékonyságának ellenőrzése során ezekre a pontokra érdemes odafigyelni, hogy a vállalat megbízható, biztonságos és hatékony legyen informatikai szempontok alapján is. Hatékony és jól működő informatikai háttérrel könnyebb növelni a termelékenységet is, mert a jól működő infrastruktúra minimalizálja a leállásokat és biztosítja a vállalati adatok megfelelő védelmét.

IT Biztonság

• Rendszeresen frissítjük a szoftvereket és operációs rendszereket a legújabb verziókra?
• Használunk tűzfalat és vírusvédelmi szoftvert a hálózatunkban?
• Végrehajtunk rendszeres biztonsági mentéseket és ellenőrizzük azok helyességét?
• Korlátozzuk a felhasználói hozzáféréseket és alkalmazunk erős jelszó követelményeket?

Hálózati infrastruktúra

Rendszeresen ellenőrizzük a hálózati eszközök állapotát (router, switch stb.)?
Működnek redundáns hálózati kapcsolatok, hogy minimalizáljuk a leállásokat?
Rendszeresen teszteljük a hálózati sebességet és megbízhatóságot?

Adatvédelem

Vannak megfelelő adatvédelmi folyamatok és eljárások?
Van megfelelő tervünk a katasztrófa helyreállítására és az adatvesztés minimalizálására?
Rendszeresen ellenőrizzük az adatok helyes és biztonságos tárolását?

Felhasználó támogatás

Biztosítunk felhasználói támogatást a munkatársak számára a technikai problémáik megoldására?
Készítünk dokumentációt és útmutatókat a rendszerek használatához és problémák elhárításához?
Rendszeresen felmérjük a felhasználói elégedettséget az IT támogatással kapcsolatban?

Rendszer monitorozás

Figyelemmel kísérjük a rendszerek teljesítményét és rendelkezünk megfelelő monitorozási eszközökkel?
Észleljük és kezeljük az előre jelzett problémákat és sebezhetőségeket a rendszereken?
Rendszeresen ellenőrizzük a rendszerek rendelkezésre állását és válasz idejét?

Ezek a kérdések segíthetnek a cégvezetőnek megérteni az informatikus munkáját és annak hatékonyságát. A válaszok alapján a cégvezető egy átfogóbb képet kaphat az informatikai környezetről és szükség esetén további intézkedéseket tehet a hatékonyság javítása érdekében.

Az informatikai hiányosságok és problémák veszélyt generálnak. Nézzünk meg néhányat közülük

Termelékenység csökkenése: Ha az informatikai rendszer nem működik megfelelően, akadozik vagy leáll, az a munkatársak hatékonyságát és termelékenységét befolyásolja. Az elakadások, lelassulások vagy hibák miatt a munkafolyamatok nehezebben végezhetők el, és a munkavégzés is időigényesebb.

Adatvesztés és adatbiztonsági kockázatok: Az informatikai hiányosságok eredményeként adatvesztés veszélye áll fenn. Ez akár ügyfelek, üzleti partnerek vagy munkatársak személyes és érzékeny adatainak elvesztését vagy illetéktelen hozzáférését is magában foglalhatja, amely komoly pénzügyi és hírnevekkel járó következményekkel járhat.

Leállás és üzleti kiesés: Ha az informatikai rendszer hosszabb ideig nem elérhető vagy nem működik megfelelően, az jelentős üzleti kiesést okozhat. Ez is okozhat komoly bevételcsökkenést és ügyfelek elvesztését.

Költségnövekedés: Az informatikai hiányosságok és problémák kezelése költséges lehet. Az üzleti folyamatok megszakadása, a helyreállítási munkálatok és a külső szakértők bevonása mind hozzájárulhatnak az informatikai költségek emelkedéséhez.

Most pedig tekintsük át, hogy milyen előnyei vannak annak, ha egy cég informatikai üzemeltetése és működése zavartalan

Magasabb termelékenység: Az informatikai rendszer stabil működése és a problémák minimalizálása lehetővé teszi a munkatársak számára, hogy hatékonyabban végezzék a feladatokat. Az informatikai infrastruktúra megbízhatósága javítja a folyamatok sebességét és eredményességét.

Jobb adatvédelem és biztonság: Az informatikai rendszer megfelelő működése és biztonsági intézkedések alkalmazása csökkenti az adatvesztés és az adatvédelem kockázatát. Az adatok biztonságos tárolása és megfelelő védelme védi a vállalat és az ügyfelek érzékeny információit.

Nagyobb üzleti stabilitás: Az informatikai rendszer megbízható működése minimalizálja a leállások és az üzleti kiesések kockázatát. Ez lehetővé teszi a vállalat számára, hogy folyamatosan üzemeljen, és biztosítsa ügyfeleinek és partnereinek a szolgáltatások elérhetőségét.

Költségmegtakarítás: Az előzetes problémák felismerése és a rendszeres karbantartás segíti a költségek minimalizálását. Az időben történő hibajavítás és a proaktív karbantartási tevékenységek hosszú távon csökkenthetik a hibák és a kiesések következtében keletkező költségeket.

Az informatikai üzemeltetés rendben tartása és zökkenőmentes működtetése tehát kulcsfontosságú a vállalat hatékonyságához, biztonságához és elengedhetetlen az üzleti sikereihez. Ha már most úgy látja, hogy a jelenlegi informatikai rendszerben hibák vannak akkor kérje konzultációnkat díjmentesen és segítünk a továbbiakban.