A munkaállomásokra telepített szoftverek segítségével és megfelelő ütemtervekkel a home office munkavégzés 100%-ban kontrollálható. Az otthoni munkavégzés lehetőségét egyre több cég biztosítja. Ennek a rugalmasságnak viszont kockázatai is vannak, ezért a cégvezetők számára fontos, hogy az irodai munka kiszervezésével a kontrollálhatóság ugyanolyan módon megtörténhessen, mint amikor az adott munkatárs 8 órát bent tölt az irodában és aktívan dolgozik. Éppen ezért vannak olyan vezetők, akik ellenzik a home office munkavégzést, viszont akik bíznak a munkatársakban, a szoftverekben és komplex stratégiával rendelkeznek a hibrid munkavégzés megteremtésével kapcsolatban, bátrabban vágnak bele ennek megvalósításába.
Home office szoftverek
Ha a home office munkavégzés laptop, tablet vagy egyéb mobil eszközökön keresztül elvégezhető, akkor erre a legegyszerűbb megoldás egy monitoring szoftver alkalmazása. Sokan gondolják, hogy ezek a programok csak arra alkalmasak, hogy megfigyeljék a laptopok tevékenységét de igazából erről sokkal többről van szó. A digitális tevékenységünket ellenőrző programok nem csak a vezetőknek ad visszajelzést a munkavégzésről, hanem hatékonyan segíti az otthonról dolgozó munkatársakat is, hogy munkájukat hatékonyabban és eredményesebben tudják végezni. Az egyik ilyen Magyarországon is jól ismert és sok cég által használt monitorozó program a JobCTRL. Ez a szoftver dokumentálja a munkavégzéssel töltött időt, amely történhet persze nem csak otthon, hanem az irodában vagy bárhol máshol, ahol az eszköz használatban van. Ilyen szoftverek használata amúgy nem csak a munkáltató oldaláról érdek, hisz egy ilyen szoftverrel az eredményességtől függetlenül a munkavállaló is igazolni tudja, hogy mennyit és milyen minőségben foglalkozott a rá bízott feladatokkal. A program a munkavégzés által generált adatokat felhasználva optimalizálni tudja a projektmenedzsmentet és számos adatelemzést is biztosít, melynek segítségével optimalizálni lehet a termelés hatékonyságát.
Nagyon hatékony alkalmazás a hibrid munkavégzéshez a Teramind szoftver, amely kiemelkedő teljesítményű és értékelésű a nemzetközi piacon. Ha sokoldalú és kiváló ár- érték arányú megoldást keres cége számára akkor a Teramind-ban nem fog csalódni. Ez a gyorsan telepíthető felhő alapú szoftver kis cégeknek, nagyvállalatoknak és állami intézményeknek is ajánlott a magas biztonsági követelményeinek megfelelőségeinek köszönhetően. A home office kontroll szoftverekről és azok fikcióiról nagyon sokat lehet írni. Ha többet szeretne ezekről megtudni akkor kattintson a linkenkre és nézzen utána részletesen. Most pedig folytassuk egy másik nagyon fontos tényezővel, ami nem szoftver alapú, ez pedig az otthoni munkavégzés feladatainak pontos definiálása.
Feladatok, munkakörök definiálása
Most már tudjuk, hogy a technika nagy segítségünkre lehet, ha az otthoni vagy mobil munkavégzést szeretnénk ellenőrizni. Viszont ettől önmagában még nem lesz hatékony az otthoni munkavégzés. Ha feladatok nincsenek pontosan definiálva és a folyamatok nincsenek meghatározva akkor káoszba fulladhat a home office rövid időn belül. A pandémia időszaka alatt sok cég kényszerült arra, hogy a munkavégzést kiszervezze otthonról is elvégezhetőre. A kényszer miatt viszon a cégeknek nem volt idejük felkészülni és felkészíteniük a munkatársakat erre az új munkavégzési formára. Sok vezetőnek ezért negatív tapasztalata van, mert rájöttek arra, hogy az, ami az irodában működött, távolról már nem volt olyan hatékony. A baj viszont nem munkavégzés jellegével van, hanem a felkészületlenségből adódott sok cégnél a rendszer megbukása. Ha kifejezetten home office munkavégzésre van optimalizálva a munkakör definiálása és a feladatok elvégzése, akkor sokkal jobb eredményeket lehet elérni.
A napi és heti feladatokat sokkal részletesebben meg kell határozni. Ez működjön ugyanúgy, mint a tanulók esetében az órarend. Pontosan definiálni kell, hogy az adott napokon és órákban, milyen feladatokat kell ellátni. Mikor, kivel és milyen formában kell kommunikálni. A munkavállalóknak, középvezetőknek és a felső vezetésnek is alkalmazkodnia kell a hibrid munkakörnyezethez és annak tulajdonságaihoz. Mivel nincs személyes kontroll ezért a feladatokat és a folyamatokat részletesebben kell definiálni. Sokkal több e-mail váltást és telefon kontaktust kell alkalmazni. Új programokat kell bevezetni, melyeket korábban nem használt a cég és mindezek azt szolgálják, hogy közel ugyanolyan interakcióban és dinamikában működjön tovább a cég, mint, ha egy irodában ülnének a munkatársak.
Határidők és mérőszámok
Ahogy a munkarendet is előre meg kell szervezni, úgy a határidőket és a mérőszámokat is előre meg kell határozni. A teljesítményt és az eredményességet máshogyan nem lehet mérni és optimalizálni sem. A munkaheteket napokra, időszakokra (délelőtt, délután) és még kisebb egységekre, órákra is le kell bontani. Meg kell tervezni, hogy melyik órában milyen feladatokat végezzünk el. Mikor tartsunk rövidebb szüneteket, mikor ebédeljünk, mikor végezzünk monoton feladatokat és mikor mozgalmasabb vagy dinamikusabb feladatokat. Minden tevékenységet olyan mixben kell megtervezni, hogy az egész napos tevékenységünk lendületes legyen. Mondjuk aki egész nap a munkahelyén is csak Excel statisztikákat gyárt vagy éppen programozó annak sokkal nehezebb megterveznie úgy a napját, hogy ez a dinamika és lendület meg legyen, de ha nem teszünk meg mindent annak érdekében, hogy a munkánknak legyen dinamikája, vagy pezsgése, akkor gyorsan ki lehet égni. Ilyenkor a teljesítményen is látszik erősen a hanyatlás. Sokan akik monoton munkát végeznek, napközben olyan kikapcsolódással, rövid pihenőkkel tarkítják a munkát, amivel napról napra ez a lendület megmarad. El lehet menni futni, vagy lehet kicsit tornázni, zenélni, játszani vagy lepihenni. A lényeg, hogy a napi feladatok el legyenek végezve és minden nap élvezzük a home office munkavégzés előnyeit. A cégvezetőknek és középvezetőknek a munkatársaknak ebben is segítséget kell nyújtaniuk. Ha ezt sikeresen kialakítják a munkavállalóval közösen és a határidőket, valamint a teljesítmény mérőszámokat jól meghatározzák, akkor hatékony lesz a home office munkavégzés.
Vállalatirányítási rendszerek
A vállalatirányítási rendszerek – ahogy a nevében is benne van – rendszert alkot a munkavégzésben. Rendszerek nélkül csak a káosz és fejetlenség biztos. Minden más tevékenység bizonytalan. Persze ez nem azt jelenti, hogy minden vállalkozás számára kötelező vállalatirányítási rendszert használni, de egy bizonyos cégméret felett már nagyon ajánlott. A vállalatirányítási rendszerek jellemzően nagyon sok modult tartalmaznak. Rendszerezett nyilvántartásoknak is hívhatnánk ezeket a programokat. Rendszerezhetük bennük ugyanis az értékesítést, a raktározást, a pénzügyet, a projektmenedzsmentet, a kiszállítást és minden más céges tevékenységet. Az igazán nagy vállalatirányítási rendszerek- SAP, Oracle, Microsoft Navision, Cloud ERP, Infor – mellett egyre több professzionális ERP program van, ami a magyar piacra és a KKV szektor számára is költséghatékony megoldásnak számít. Ezek közül az is az ismertebb vállalatirányítási rendszerek – Cloud ERP, Progen, Symbol, Revolution, Vector – szintén nagy rugalmasságot és rendgeteg lehetőséget kínálnak, melyek segítségével minden tevékenységet rendszerbe tudjuk foglalni. A vállalat irányítási rendszerek nagyban segítik munkahelyünkön és hibrid munkavégzés esetén egyaránt mindennapi munkánkat.
Projektmenedzsment szoftverek
Rövid említés érdemes tenni a projektmenedzsment szoftverekről is. Ezek a programok is nagyon hasznosak! Szerencsére ezek a programok ingyenesen van alacsony díjazás mellett is elérhetőek. Persze nem mindegyik és a komolyabb funkciókért mindenhol fizetni kell, de alapvetően az ingyenes funkciók is rendkívül hasznosak hibrid munkavégzés esetén. Most részletesen nem írok ezekről de érdemes felkeresni ezeket az oldalakat a linkekre kattintva és informálódni funkcióikról és áraikról is.
Atlassian megoldások: Trello, Jira
Bitrix24 az egyik személyes kedvencem
Szintén nagyon hasznos appok: Slack, Asana, Monday
Rugalmas kommunikáció
Azok a cégek, akik munkatársaikkal távoli kapcsolatban vannak, fontos, hogy alkalmazzanak olyan applikációkat is, amikkel a kapcsolattartás gyorsabb és egyszerűbb. Videóhívást ma már a legtöbb cég használt egyszer, többször, vagy használnak rendszeresen. Videóhívással nem csak a home office-ban dolgozó kollégákkal tudunk beszélni, hanem nagyon sok esetben már a személyes találkozókat is videóhívásokkal helyettesítjük. A videóhívásokat biztosító programok kötött is egyre több olyat találunk már, ami a hanghívás, videóhívás, üzenetküldés és képernyőmegosztás mellet egyéb olyan funkciókat tartalmaznak, amelyek a munkát és csapatmunkát segíti. A legismertebb alkalmazások ezen a területen a Microsoft Teams, ami a Skype vállalati verziójának utódja, a Google Hangouts, a Zoom, a Cisco Webex, és a mobiltelefonokon elterjed de asztali verzióval is rendelkező Viber, WhatsApp, Signal, Telegram és Facebook Messenger applikációk, amiket szintén használnak az üzleti világban is.
Alkalmasság felmérése
Vannak olyan munkatársak, akik teljesen alkalmatlanok a home office munkavégzésre. Számukra fontos a bejárás. Fontos, hogy időben, késés nélkül beérkezzenek a munkahelyükre. Fontos nekik, hogy a feletesük minden nap irányítsa és kontroll alatt tartsa a munkájukat. Fontos nekik a fizikai közösség és az, hogy élőszóban kommunikáljanak. Vannak akik a jó társasághoz, az erős csapathoz és összetartáshoz ragaszkodnak. Rengeteg más oka lehet persze annak, hogy valaki alkalmasabb az irodai végzésre vagy alkalmatlanabb a home office munkavégzésre. Éppen ezért mielőtt valakit haza küldünk dolgozni feltétlenül mérjük fel egy hosszabb kérdéssorral, hogy felmérjük az alkalmasságát. Mivel minden cég és minden munkatárs egyedi, ezért ezt a feladatot a HR vezetőre érdemes rábízni vagy arra a felettesre, aki a legjobban ismeri az adott munkatársat vagy aki a legtöbbet dolgozik vele együtt.